Arrivo in ufficio alle 08:00. L’obiettivo della mia giornata è quello di lavorare sui contenuti di un programma di leadership di 2 giorni. Dopo due ore e mezza, ho risposto a 12 e-mail, ho donato dei soldi ad una associazione di volontariato, ho partecipato a tre diverse discussioni su LinkedIn ed ho altre tre pagine aperte sul mio computer.Questo non è molto distante da ciò che accade quotidianamente a tutti noi. Ho iniziato quindi a chiedermi che cosa ci spinge a essere multitasking e se questo modello di comportamento aiuta o ostacola la nostra produttività.

Ho fatto un po’ di ricerche e questo è ciò che è venuto fuori.

  • Un recente articolo pubblicato sulla Harvard Business Review dice che il multitasking genera un crollo del 40% della produttività ed un aumento dello stress (Bergman, 2010).
  • Quando siamo impegnati su più fronti, impieghiamo generalmente  il doppio del tempo per completare un’operazione e la possibilità di commettere errori aumenta del 50%.
  • Dopo aver interrotto un’attività per rispondere a e-mail, messaggi, ecc… impieghiamo in media 15 minuti a ritrovare la stessa concentrazione (NY Times, Microsoft studio).
  • Quando si lavora in modalità multitasking il quoziente intellettivo diminuisce anche di 10 punti (University of London). Numerosissime ricerche hanno dimostrato che le persone non sono multitasking ma semplicemente saltano, in maniera sequenziale, da un compito all’altro, in modo molto meno efficace se le attività venissero svolte una dopo l’altra.
  • Tanto più si è multitasking tanto più si incontrano difficoltà nel prendere decisioni. Noi desideriamo avere diverse opzioni, e invece di sceglierne una, decidiamo di compierle tutte contemporaneamente. Apriamo un altro schermo oppure clicchiamo su un altro link e il cervello fatica a capire cosa tenere e cosa ignorare.
  • Diventiamo meno creativi. Numerose ricerche hanno dimostrato che concentrarsi su più attività soffoca la nostra creatività. Il pensiero creativo è maggiore quando le persone si concentrano solo su una attività per una parte significativa della giornata
  • La Dipendenza da Internet (IAD-Internet addiction disorder) è reale, siamo affetti da una epidemia di e-mail, chat, Social Network e dalla paura di essere fuori  dal mondo virtuale.
  • Una ricerca condotta dalla National Sleep Foundation di Washington ha messo in correlazione la tecnologia e i disturbi del sonno, o più precisamente l’abuso di device elettronici nelle ore serali – a seconda dell’età, computer, consolle di videogame, tablet e smartphone, o televisione – con la difficoltà ad addormentarsi. Il 95% degli intervistati utilizza qualche tipo di dispositivo elettronico prima di andare a letto, e i due terzi affermano di non sentirsi riposati durante la settimana.
  • Gli scienziati dicono che la ricchezza dei dati disponibili potrebbe cambiare il modo in cui le persone pensano e si comportano. Siamo così impegnati ad elaborare le informazioni che stiamo perdendo la tendenza a pensare e a sentire.

Se questi sono i lati negativi del multitasking, perché lo facciamo? A quanto pare, abbiamo un impulso primitivo nel rispondere immediatamente agli stimoli che ci si presentano. Ci piace e ci si sente bene a lasciare la nostra attenzione vagare tra diverse applicazioni software, schede del browser, e-mail, Twitter, messaggi, telefonate, avere la musica di sottofondo mentre si lavora, ecc… Questo va bene a patto che non incida negativamente sulla nostra produttività. Quando è il momento di mettersi al lavoro, è importante mettere in atto alcuni consigli per evitare che la nostra tendenza al multitasking prenda il sopravvento e non ci faccia lavorare al meglio.

Suggerimenti per evitare il multitasking

  • Diventate monotasking – Il cervello lavora meglio quando si concentra su un solo compito; in questo modo si annullano tutte le altre distrazioni. Chiudete la porta dell’ufficio (se ne avete uno) e lavorate off-line, se potete.
  • Focus – Iniziate la giornata di lavoro, concentrandovi prima sull’attività più importante, quella su cui avete ragionato la sera prima e cercate di portarla a termine, senza interruzioni.
  • Blocchi – Pianificate la vostra giornata in blocchi, lasciandovi del tempo libero per le cose urgenti.
  • Downtime – Assicuratevi di dare al vostro cervello dei momenti di inattività. Il vostro cervello ha bisogno di riposo. Fate delle pause per “liberare” la testa quando si passa da una attività all’altra. Cercate di fare una pausa almeno ogni 90 minuti per ricaricare le batterie e ritrovare l’attenzione. Se potete, andate fuori. Sapete che le persone imparano meglio dopo una passeggiata immersi nella natura o dopo l’esercizio fisico?
  • Prendete decisioni e andate avanti. Focalizzatevi sulle informazioni necessarie tralasciando quelle extra. Fermatevi quando pensate di disporre di tutte le informazioni di cui si avete bisogno. Siate “sufficer” ed evitate di diventare “maximiser” cadendo nella trappola del web continuando a cercare e a raccogliere informazioni sul web senza riuscire a prendere decisioni.
  • Prendete nota – E’ inevitabile che nuovi pensieri, idee, attività, opportunità vi vengano in mente quando siete focalizzati su un compito. Quando questo accade, appuntate le vostre idee su una lista, in modo da non perderle, sono preziose.

Questi suggerimenti non significano che non si possono fare più attività in un giorno. Il messaggio è quello di concentrarsi su una  attività alla volta in modo da fare ciascuna di queste nel migliore dei modi.

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